Complaints

At Supportkey, we are committed to providing the highest standards of consultancy and support services. We value opencommunication and treat all feedback, concerns, or expressions of dissatisfaction as opportunities to improve ouroperational environment and customer care. If something has gone wrong, we want to help you resolve it quickly, fairly, and transparently.

1.  How you can Contact Us

We ensure that it is easy, accessible and simple to raise an issue or complaint with us. We are transparent and direct in ourresponse. We accept complaints through any communication method that is comfortable for you, and you do not need tofill out a formal legal document to initiate the review process. You can reach our designated teams via:

•       Designated Representative: Andrew May

• By Email: complaints@supportkey.com
  • By Phone: 0141 552 8505
  • In Writing or In Person: Studio 29, Sir James Clark Building, Abbey Mill Business Centre, Paisley, PA1 1TJ
  • Via Social Media: We recognise informal complaints made via our official corporate social media channels.Please Note: For your own digital security and privacy, do not post specific personal data, account details, orconfidential information publicly on our social feeds. If you contact us via social media, our team will respond byasking you to provide your contact details securely via email or telephone so we can investigate safely.

2.  Directing Your Complaint to the Right Person

To help us route your concern to the correct internal manager immediately and accelerate your resolution, please indicatewhich track your issue falls under when contacting us:

•       Track A: Service & Product Quality

Concerns regarding the delivery, features, performance, or value of our products or services, or issues concerningour day-to-day business operations and customer service.

•       Track B: Data Protection & Digital Privacy

Concerns regarding how we collect, store, share, or handle your personal information, security or confidentialitymatters, disputes regarding Data Subject Access Requests (DSARs), or any other issues concerning your dataprivacy rights.

3.   Our Investigation Timelines

• Stage 1 – Early Frontline Resolution: We aim to address and resolve straightforward, minor concerns informallywithin 5 working days of receipt.
  • Stage 2 – Formal Investigation: For complex matters or formal statutory data rights disputes, we will issue aformal written acknowledgment of your complaint within 3 working days. (For Data Protection items, weguarantee a formal statutory acknowledgment within a maximum backstop of 30 calendar days from receipt,with the legal timeline beginning the day following intake).

•       Investigation Resolutions:

• For Track A (Service & Quality): A comprehensive internal review will be conducted, resulting in a formalwritten outcome letter delivered no later than 30 working days from the date your concerns wereescalated to Stage 2.
  • Track B (Data Protection): A detailed privacy enquiry will commence immediately. In strict compliance withthe law, your case will be prioritised and investigated without undue delay.

We will provide you with regular, timely updates regarding our progress and will communicate our finalfindings and corrective remedies to you as swiftly as possible.

4.  Independent External Escalation

We always strive to resolve complaints thoroughly and amicably through our internal approach and response. However, ifyou have fully exhausted our internal procedure and have received a final decision from us and remain dissatisfied with ourfinal Stage 2 outcome, you may have the right to escalate your case to the appropriate independent external regulator:

•       For Track A: Service & Quality Complaints

You hold a statutory right to complain directly to the independent ombudsman or regulatory body that oversees thespecific service. They can be contacted at:

General Services | Dispute Resolution Ombudsman | Web: https://www.disputeresolutionombudsman.org/

Communications Services | Dispute Resolution Ombudsman | Web: https://www.commsombudsman.org/

•       For Track B: Data Protection & Digital Privacy Complaints

Under the Data (Use and Access) Act 2025, the supervisory authority generally requires you to have fully completedour internal complaints process and received our final outcome notice before they will accept your case forregulatory assessment. If you remain unsatisfied following our final Stage 2 response, you can contact the UK regulator at:

The Information Commissioner (IC): Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF | Tel: 0303 1231113 | Web: www.ico.org.uk

Proprietary Notice & Disclaimer This document is the exclusive intellectual property of All In Business Solutions Ltd. It isprovided strictly under retainer for client operational use.

Unauthorised duplication or redistribution is strictly prohibited. For bespoke configuration of internal complaint registersor tailored staff training frameworks, please contact us directly.